Integrasjonsveiledning

Ordresystem - Webshop

 

Konsept
Winedi er et system for enkelt og rask utskrift av thermoetiketter til merking av gods som skal sendes med Posten/Bring, Tollpost Globe, Schenker, brevpost eller andre transportører, og senere EDI overførsel til transportør. For å unngå punching av mottagers adresse på nytt, inneholder Winedi 2 adresseregistre som kan lagre informasjon om mottagere. Det ene registeret er velegnet for en enkel import av kunderegisteret ved installasjon, og dernest løpende vedlikehold uavhengig av økonomisystem. Det andre register (ordre register) kan om ønskelig oppdateres dynamisk med opplysninger fra et ordrehode, faktura, eller følgeseddel.
 
De fleste økonomisystemer håndterer jo som bekjent økonomi og kan være beskyttet for lesing for andre systemer, eller benytter en proprietær database. EDI-Soft har derfor valgt å bygge vår løsning for dynamisk oppdatering rundt import av ASCII filer, generert av økonomisystemer.
 
Normalt følges alle varer av en eller annen form for dokumentasjon; Ordre, plukkliste, følgeseddel, pakkseddel eller faktura (heretter kalt ordreseddel). De fleste økonomisystemer er normalt svært fleksible rundt utskrift av disse dokumenter.
 
Kunde og leverandør av økonomisystem bør bli enige om hvilket dokument som er velegnet for re-design, slik at print av dette dokument også generer en ASCII fil med leveringsopplysninger. (typisk navn, adresse, kontaktperson etc – se oversikt)
 
En spesialtilpasset importrutine utvikles av EDI-Soft, importerer data fra ASCII fil til Winedi database, og senere utskrift på lageret kan foregå meget raskt, da lager personell kun trenger å supplere med svært få opplysninger.
 
 
Hvilke opplysninger skal legges ut ?
De fleste opplysninger fra ordreseddelhode er interessant i leveringsammenheng. Det kan ikke gjøres bruk av varelinjer.
 
Følgende opplysninger må med i ASCII fil.
 
Felt
Maks Lengde
Forklaring
Ordrenummer
15
Unik søkenøkkel (kan være fakturanr., pakkseddelnr.)
Navn
35
Navn på mottaker – Firma eller privat person
Adresse 1
35
Gate/vei
Adresse 2
35
Avdeling/bygning/vei (hvis tilgjengelig)
Postnr
10
Postnr til leveringsadresse (normalt 4 siffer)
Poststed
35
Bynavn på leveringsadresse
Postboks
35
(hvis tilgjengelig)
Postnr
10
Postnr til postboks (normalt 4 siffer) (hvis tilgjengelig)
Poststed
35
Bynavn på postboksadresse (hvis tilgjengelig)
 
 
 
Følgende opplysninger bør med i ASCII fil.
 
Felt
Maks Lengde
Forklaring
Kundenr
20
Kundenr i ADB system (blir søkenøkkel i historikk)
Kontaktperson
35
Bør være varemottaker, skrives på etiketten
Tlf nr
14
Må med på oppkravssendinger med Posten
Referanse
35
Mottakers referanse eks. innkjøpsnummer (søkenøkkel i hist.)
 
 
 
Følgende opplysninger kan være med i ASCII fil
 
Felt
Maks Lengde
Forklaring
Mail adresse
50
Mail adresse til mottaker. Hvis dette felt er utfylt kan Winedi sende e-mail til mottaker der varsler om at sending er på vei. E-mailen inneholder opplysninger om sendingsnummer, lenker og andre nøkkel opplysninger, slik mottaker selv kan foreta sporing på transportørens hjemmeside. Adressen må skrives i klartekst f. eks support@edi-soft.no
Oppkravsbeløp
9,2
Kun aktuelt ved oppkrav, Er beløpet større enn 0, tolkes det som oppkravssending
Betalingsmåte
10
Kun aktuell ifm. oppkrav. Kan være med å bestemme om det er en oppkravssending eller ikke.
KID kode
35
Kid kode følger EDI melding til Posten og letter bokføring – Kun Posten.
Oppkrav referanse
25
Oftest faktura nr eller annet der letter bokføring – Kun Pakke-Trans, Posten får første senere støtte for dette felt
Landkode
3
Nødvendig om Winedi ønskes brukt også for utlandssendinger, tolkning av ulike landekoder formater kan avtales. Finnes det ikke landekode, vil alle adresser bli tolket som Norske – Ring evt for nærmere opplysninger
Jobbnr
8
Kan brukes istedenfor ordrenr. på masseutskrift
Telefax
14
 
Klientstyring
25
Kun aktuelt ved flere avsendere i Winedi. Legg ut alias på hvilke klient (avsender) dataene gjelder. Kan kun brukes der flere avsendere peker på samme klient-mappe i Winedi.
Printerstyring
50
Dersom flere printere benyttes, kan det her settes inn et alias som beskriver hvilke printer utskriften skal benytte. Eks. at brevpost skal skrives til egen skriver
Sendingsmåte
25
Valg av forsendelsesmåte, eks. 1,2,3 eller Ekspress
Antall kolli
2
Vil være forslag til brukeren, normalt ikke i bruk
Åpningstid
8
Angis slik 0800-1600 – kun Pakke-Trans. Sjeldent i bruk
Melding til transportør
70
(kun Pakke-Trans) Sjeldent i bruk
Melding til mottaker
70
Er feltet utfylt, vises det på etiketten
Vekt
9,2
Total vekt for hele sendingen
Volum
10
Totalt volum for hele sendingen
Merking
10
For merking av fraktbrev felt 33
Innhold
50
For felt 35 på fraktbrev
Type
30
Pakningstype – felt 35 på fraktbrev
Lengde
5
Total lenge på sending (i cm)
Høyde
5
Total høyde på sending (i cm)
Bredde
5
Total bredde på sending (i cm)

Format ASCII fil
Hver ordre står på en linje. Felter kan separeres med komma (,) semikolon (;) eller ha fast feltlengde. Separeres felter med komma/semikolon bør tekst felter pakkes inn i anførselstegn (” ”). Det kan også etter avtale importeres filer med andre separasjons tegn.
 
Hver linje avsluttes med CR/LF. Det skal benyttes 8 bits ASCII tegnsett.
 
Andre filformater kun etter nærmere avtale.
 
"10026","Audio Visuell Informasjon ASA","31121","Stålfjøra 9","Postboks 106
 
eller
 
10026   Audio Visuell informasjon ASA          31121   Stålfjøra 9       postboks 106
 
 
 
Rekkefølge og lengde
Hver importrutine skreddersys til den enkelte kunde, derfor er rekkefølge og lengde på de enkelte felter underordnet. Det er ikke poeng å legge ut felter som aldri blir brukt. Feltlengden i tabellen over er maks feltlengde i Winedi. De må selvsagt legges ut etter samme mønster hver gang, og valgt rekke følge må dokumenteres overfor EDI-Soft – gjerne på vedlagte skjema.
 
Navngivning av ASCII filer
Import av ASCII filer til Winedi er ikke synkronisert med utlegging, derfor er det nødvendig med forholdsregler rundt navngivning av filer for å unngå overskrivning. Her finnes det ulike løsninger. Filnavn må max være 8 karakter + 3 ekstensjon (12345678.TXT )
 
En fil samme navn: Noen foretrekker å skrive i fil med samme navn. Finnes ikke filen, opprettes den med et forhåndsdefinert navn. Finnes filen, skrives ny ordrelinje (record) i bunnen av gammel fil. Winedi importere og sletter denne fil etter vellykket import.
 
En fil for hver ordre: Andre foretrekker å legge hver ordre i egen fil. Disse filer kan med fordel navngis med ordrenummeret og en fast definert ekstensjon f.eks. 214565.txt. Dersom denne standard følges, kan Winedi parameterstyres til kun å importere etterspurt ordre. Denne metoden gir raskere respons ved store datamengder. Alternativt importerer Winedi alle filer automatisk og foretar sletting etter vellykket import.
 
Flere filer med flere ordrer: Andre foretrekker å skrive flere ordrer i hver fil med unikt navn – batch print av ordrer. Her kan navngivning med ordrenummer være uheldig da reprint av et ordrenummer kan overskrive en fil med et større antall ordrer. Det bør i stedet velges en annen unikt navngivning av disse filer. En løsning er å bruke en fortløpende serie, andre bruker for eksempel DDTTMMSS (Dag i måned+timer+minutter+sekunder) - da vil det gå over en måned før det er teoretisk er mulighet for overskrivning. ASCII fil vil under normale omstendigheter være import for lengst. 
 
 
Plassering av ASCII filer:
Det bør opprettes en egen mappe på serveren for disse filene.
 
Arbeidsstasjoner (brukere) med Winedi installert må ha fulle rettigheter til dette område, av hensyn til sletting av filer etter import.
 
Hvordan komme i gang:
Send din ASCII-fil til support@edi-soft.no , vi ser også at du vedlegger en feltbekrivelse.
Når testfil er godkjent tar vi kontakt for igangsetting.